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HubSpot Hacks  #3 スマホアプリによる電話帳・通話の記録

Posted by tanabe on 2019/01/15 10:00:00

 HubSpot CRMは無料で利用できるので、多くのお客様に導入していただいています。顧客管理のためのシステムですが、装備されている機能には便利なものがたくさんあります。そこで、弊社でも利用している便利機能をHubSpot Hacksとしてご紹介いたしますので、是非とも利用してみてください。


目  次

1.スマホアプリのダウンロード

2.スマホアプリでできること

3.通話を記録する

4.通話記録の利用

.おわりに

 


1.スマホアプリのダウンロード

不在時にあなた宛にかかってきた電話には、どのような対応ルールになっていますか。

グループウェアの伝言機能でメモを受けとり、コールバックするのが通常でしょうか。

でも、その電話メモが見られてない、見てるはずなのにコールバックしてない、コールバックしたかどうかわからないという状況になっていませんか。

「◯◯さんと連絡撮りたいんだけど、いつになったら連絡取れるんだ?」というお叱りを受けることもしばしば。

 このような課題に対応できるようにHubSpotには、コール(電話)機能があり、CRMに登録されている電話番号に電話する機能とその記録が備えられています。もし、webから電話できるシステムを導入していれば、webから電話ができます。この機能は一般的ではないので、スマートフォンにHubSpotアプリを入れることをお勧めします。このアプリを使って、相手先電話番号を検索してスマートフォンから電話すると、電話したことが記録されます。仮にお客様と繋がらなかった場合でも、コールにメモしておくことで、再度、お客様から会社に電話があっても社内でどのような状況になっているかが把握できます。

まずは、 スマホにアプリをインストールしましょう。iosでもAndroidでも使えます。

 appstore Googleplay


2.スマホアプリでできること

 スマホのアプリでもパソコンでも、同じことができるとしたら、素晴らしいことですが、実際には、ディスプレイの大きさや入力デバイスの問題で同じ機能が提供されてもそれを使いこなすのは難しいことです。HubSpotのアプリでは、CRMをベースにした必要最低限の機能が提供されており、これらの機能は外出先でHubSpotを使いこなすのに十分なものとなっています。

  • CRMへのデータの追加や閲覧する

 CRMに登録された住所や電話番号などの顧客データを閲覧することができます。例えば、お客様を訪問した際に同じ会社にどのような方がいらっしゃるのか、自社の担当者が誰なのかなどを確認できます。さらに、新規のデータも追加できますので、お客様を訪問した際に、新しい担当者や上長を紹介されたら、移動中にデータを登録することができます。

  • CRMに登録された顧客に電話する

 CRMに登録されたデータにワンタッチで電話できます。電話のアイコンがありますので、それをタップすればよいだけです。また、通話が終わったら、通話したことが記録されますし、その内容はスマホから入力することができます。営業日報は当然提出しているとしても、電話の記録まで残している企業は少ないと思います。このちょっとしたメモが後々大きな役目を果たしてくれることでしょう。

  • CRMに登録された顧客にメールする

 スマホからも顧客にEメールが送れます。メールのレスポンスを早くすることも、お客様に好印象を与える要素の一つです。もちろん、スマホから送ったメールもきちんとCRMに保存されています。

  • CRMに登録された顧客にSMSを送る

 電話に出られず、コールバックのご連絡などのちょっとした連絡はSMS=ショートメールで済ませたいこともあります。そんな時は、このアプリからワンタッチでSMSを送れます。

  • 取引を作成する、取引のステージを変更する

 アプリからも取引を作成できます。取引案件を素早くリスト化しておけば、その後の対応も変わってくるはずです。取引の作成にかかる時間は2〜3分程度です。移動時間を有効に使えばできますが、電車の中でノートPCを広げなくても、あなたならもっとスマートに作業ができます。

  • アクティビティ(トラッキングデータ)を確認する

 HubSpotには、メールトラッキングする機能があります。つまり、メールを開けたかどうかわかるということです。お客様にタイミングよくお電話を入れられれば、また、メールを読んでいただけたことがわかったら、営業担当冥利に尽きるでしょう。

  • タクスの作成、確認、修正

 HubSpotの機能の中でも、タスク機能は非常に便利です。自分自身が忘れないよう、リマインダーとして使ったり、指示や依頼の漏れがないよう、直接、相手に送ったりできます。リマインダーは、EメールとHubSpot内のお知らせ「右上のベルマーク」に表示されます。実際に実行して欲しい時刻よりも、少し早めに設定しておくと良いでしょう。


3.通話を記録する

 今回のHacksでは、電話機能の紹介ですので、通話の記録について細かく説明します。通話の記録は、電話の方法は、コンタクトから検索ですぐに見つけられます。見つけたら、名前をタップすると、下記のような画面になりますので、電話マークをタップすれば電話できます。電話の後には、2枚目の画像の画面が出てきますので、「タスク」「コメント」「メール」の中から、お好みのフォローアップをしてください。


Screenshot_20190111-002351 Screenshot_20190111-003224のコピー 


4.通話記録の利用

 通話記録の利用とは、通話の後のフォローアップだけではありません。

 HubSpotでは、電話の回数も記録されています。電話だけではなく、メールの回数も記録されています。コンタクトのプロパティに「連絡の回数」というプロパティがありますので、使い始めてからの述べ回数を確認できます。

 こういったトラッキングデータは、顧客や見込顧客との関係性を示す指標です。HubSpotでは、クロージングの確率を計算するアルゴリズムが内臓されており、それに基づいて営業戦略を立てることもできます。HubSpotのCRMは、CRMと謳っているものの、それ以上の機能があり、データマネジメントプラットフォーム(DMP)に近いデータベースと言っても過言ではありません。


5.おわりに

 HubSpotのアプリを使ったお客様との連絡は、とても簡単にできます。そして、会社から貸与しているスマホの電話帳を更新したり、名刺管理アプリを入れる必要もありません。このような使い勝手が良いことはもちろんのこと、HubSpotはその先を見ています。

 ファネルを覚えていますか?

 ファネルについて忘れてしまったら、「経営者なら当たり前?マーケティングとセールスのプロセス構築」をお読みください。サイトの訪問者がサイトを何度も訪問することで、そして、あなたと連絡を取ることで、少しづつ顧客に近づいていくのです。このファネル、換言すれば、見込顧客の成長は何らかのデータを蓄積していかなくては、その様子を見ることができません。具体的な例を出して見ましょう。

 HubSpotを導入している弊社では、見込顧客Aさんのサイト再訪問が16回・Ebookもダウンロードしています。また、インサイドセールスと3回連絡をとっています。

 一方、あなたの会社では、見込顧客Aさんは来訪したかどうかもわからず、問合せフォームから資料請求がきているにも関わらず対応できず、過去にテレアポの電話していたにも関わらず、その履歴が残っていません。

 見込顧客Aさんは、どちらの顧客になるでしょうか。答えは明白です。HubSpotによらず、ほとんどのマーケティングオートメーションはトラッキング機能が充実しています。それは、このファネルを意識できるようにしようとする一つの方法です。マーケティングオートメーションは、間違いなく皆さまのビジネスを成功に導くことでしょう。

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Topics: インバウンドマーケティング, HubSpot, マーケティングオートメーション, HubSpot Hacks