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テレワークでzoomと一緒に導入したいタスク管理システム~見えない仕事を見える化する~

Posted by tanabe on 2020/06/01 9:00:00

 多くの会社でテレワークの導入をはじめ、テレワーク、在宅や外出先で仕事することにも慣れてきたのではないでしょうか。

 これからも、テレワークはテレワークによって仕事を続けるには、まだまだ課題も多いはず。また、その課題を解決するために必要な取り組みを紹介します。

 

cover story

テレワークで自宅で仕事をすることが多くなった「大金武さん(35)」

今までは、会社に出勤し、朝のミーティング、プロジェクトごとの打ち合わせを通じて自らの役割を確認し、上長と相談しながら、自分でto-doリストを作成し作業していました。時には、お客様から仕事と関係なさそうなことも引き受けながら。そうすると、いつのまにか作業に遅れが出てしまい、残業や持ち帰りで何とかスケジュールを間に合わせていた。これも会社にいて、周りの状況がわかっていたからできていたものでした。しかし、テレワークでは自分で自分の作業と向き合う日々、それでもなかなか作業のペースはあがりません。

こんなときに、何かよい方法はないものかと検討しています。

 

 
目  次

1.はじめに

2.テレワークにおける課題とは

3.テレワークにおける課題の解決方法

4.まとめ

 


1.はじめに

 新型コロナウイルスへの感染防止のため、多くの企業がテレワークの導入をはじめました。中小企業では、多くの経営者や役員は出張が多く、会社にいないことが多いのが実態です。では、そのテレワークは、どのような課題や効果があるのでしょうか。仕事やプロジェクトをマネジメントするという観点から課題を整理してみましょう。

 


2.テレワークにおける課題

(1)物理的に就労管理をできないこと

 オフィスワークは、集まって仕事をします。誰が何をしているのか、詳しくはわかりませんが、何となく察することができました。しかし、テレワークになると、物理的に離れてしまっているので、完全に何をしているかわかりません。ただし、オフィスワークでも、隣の部署が何をやっているのかわからないというのはよく聞く話であって、実は、誰が何をしているのか把握するのは困難だったのです。それが集まっているというだけで、何となく不安がかき消されていただけで、就労管理は難しいのが現状です。

 株式会社ヌーラボのBacklog総研のアンケート調査によれば、1日2時間以上残業する職種は、ディレクター・マネージャーで50.0%と最も多くなっている。弊社のヒアリングでは、若手に残業させてられないために、管理職が残業してプロジェクトを進めているという話も聞いています。

 オフィスワークでも、十分な管理ができていないものを、さらに、テレワークで管理しなければならないとなると、管理職の負担が大きくなるのか、それとも管理できないまま、プロジェクトが崩壊していくのか、先行き不透明なのは否めません。

残業

 平均残業時間「2~4時間」「4時間以上」と答えた割合

出典:残業時間に関するアンケート/株式会社ヌーラボBacklog総研

 

(2)効率性にばらつきがでること

 テレワークは、与えられた仕事を家に持ち帰ってやるのではなく、仕事にいながら新しい仕事を作っていかなければなりません。残った仕事を家でやる感覚でテレワークに臨んでは、なかなか生産性に欠けてしまいます。

 日経BizGateのアンケートでは、テレワークした人のうち、「上がった」「やや上がった」のは約3割、「やや下がった」「下がった」のは約4割となっています。生産性があがった人は、会社での仕事にいろいろなノイズがあったのでしょう。上司からの頼まれ事、出席が不要そうに思える打ち合わせ、お客様からの長めのお電話など。逆に、生産性が下がったひとは、これまで効率が良い働き方ができていたはずなのに、自宅作業になって集中力が続かない、家族の横やりが入いるなどがあったのでしょう。

 テレワークをはじめると、このように生産性にばらつきがでます。生産性があがるのは良いことですが、逆に下がってしまうのは問題ですので、解決しなければなりません。

生産性

生産性は上がったか

出典:日経BizGateのアンケート

 

(3)コミュニケーションが不足すること

 テレワークでは、会社に出社しませんので、当然のことながらコミュニケーション不足になりがちです。アンケートでも、約半数近くがコミュニケーションが難しいことに不安があるようです。

 では、コミュニケーションが不足するとどのような不安になるでしょうか。

 会社は、ある目的を持った人たちが集まった集団でこれを公式集団と呼びます。この公式集団では、個人がタスクを達成することで、集団として成果をあげていきます。一方、公式集団の会社組織でも、休憩時間に少し話をするような非公式集団も必要に応じて作られます。

参考:組織行動のマネジメント/スティーブンP・ロビンス などに詳しく書かれています

 公式集団はタスクを有していますが、そのタスクが完全ではない場合が多いのが実態です。例えば、書類を作成するタスクはあっても、作成した書類を校正するタスクがない。したがって、コミュニケーションをとって新しいタスクで埋めていたわけです。

 コミュニケーションについては、詳述しませんが、私たちは、このようにタスクが抜けている状態を知っているがゆえに、いつでもコミュニケーションがとれる状態にないと不安になるわけです。

コミュニケーション


3.テレワークにおける課題の解決方法

(1)誰かに管理されるのではなく、自分で管理できるような自律心を育てましょう

 社会人だから自律して仕事をするのは当たり前のことかもしれません。それは、自分の仕事が自分で作れて、その仕事によって報酬が得られることが前提になります。しかし、職種や職域によっては、与えられた仕事に専念することが求められますが、それだけでは満足してもらえる仕事はできません。

 例えば、お客様あてに送るあて名シールをプリントアウトして、それを封筒やはがきに貼るより、直接、封筒やはがきに印刷する方法はないでしょうか?

 このように作業を短時間で終わらせるための下作業も作業時間に含まれますが、見落とされがちな時間ですし、評価されにくいものです。あなたが、マネージャーであれば、このような下作業も評価してあげたいと思うものですし、こういう下作業が評価されると自律が育っていきます。

 このような作業も評価できるようにするために、マネージャーや経営者に求められることは、作業を見えるようにすることです。

 

(2)自分でなくてはできないではなく誰かに代わってもらえる安心感

 多くの日本人が有給休暇を取りづらかったり、残業を減らせないのは、自分以外がやると品質が担保できないとか、やっぱり自分で最後までやりたいという日本人の特性かもしれません。

 テレワークになると、生産性があがったり、下がったりします。これは、今まで過度な仕事を引き受けていた人や逆に少なかった人が適正化していく可能性があります。どこの組織にもいる、要領のよい人と要領の悪い人ですが、このような人による差があまりなくなると考えられます。

 仕事が適正化していくと、自分の仕事という考え方ではなく、組織やチームの仕事に考えを変えていかなくてはなりません。自分の仕事もスケジュールが変わったら、誰かにやってもらえますし、そのために熟慮されたタスクが必要になってきます。

 ここまでできれば、テレワークでも生産性を落とすことがありませんし、スケジュールの大幅な変更や品質に差も少なくなるでしょう。ただし、タスク管理を適切にすることが重要です。

 

(3)定期的なコミュニケーションと”あえて”会うコミュニケーション

 コミュニケーション不足による不安解消には、あえて会うコミュニケーションは必要でしょう。いつも同じ場所で同じ時間に働くには、強い精神力が必要そうです。チームで週に1、2回ランチに行く。月に数回、夕食の時間をつくるのもいいでしょう。

 普段のコミュニケーションには、プライベートでのチャットとオフィシャルのチャットは使い分けが必要ですので、オフィシャルなチャットが企業が準備しましょう。お客様の情報が、プライベートなLINEで共有されるといったことが起こるのは個人情報や営業上の秘密が漏洩し大きな問題に発展する可能性があります。

 そして、zoomやTeamsなどのWEB会議も使い慣れてくれば、すぐにお互いをつないでコミュニケーションがとれるようになりますので、便利なツールとして使っていきましょう。

 

(4)タスク管理システムを使えば簡単に優秀なマネージャーになれる

 最後に、クラウドやスマホのアプリでも使える便利なタスク管理システムを3つご紹介します。

 1つ目は弊社でも利用しているasana(アサナ)です。あまり馴染みがないかもしれませんが、あの「NASA」でも採用されているタスク管理システムです。ずぼらな私たちは、タスク管理の前に、タスクの入力が手間だという大きな障壁がありました。しかし、このasanaは改行されたテキストをコピペすると、タスク一覧が作成できます。作業仕様書の目次からタスクをコピペするなんてこともできてしまいます。slackとも連携できるので、タスクが立ち上がったら、slackで共有ということも簡単にできてしまいます。

 2つ目は、Backlogです。主に、システム開発やWEB制作の会社で使われていることが多いように思います。カンバンボードという課題整理は秀逸ですし、Gitで版管理できるのも非常に便利です。また、システムをオンプレミスで運用したいという場合にも対応できますので、多様なユーザーに対応しています。

 3つ目は、Jootoです。タスク管理やガントチャート、スケジュール管理をボードで操作することができます。が、これらの機能は他のシステムでも使えますので、可もなく不可もなくといった非常に一般的なシステムです。

 

おススメのクラウド型タスク管理システム3選

名称 概要 料金

asana

※オススメ※

NASA、Salesforce.com、デロイトグループなど世界中の企業で利用されているタスク管理システムです。

何といっても、タスクの入力がしやすいことが一番のメリットです。テキストデータからのコピーペーストでタスクを入力できるので、ミーティングメモをそのままコピペということもできてしまいます。

slackなどのツールとも簡単に連携できるところは海外製ならではです。

1アカウントあたり

フリーミアムあり

プレミアム:1,200円/月

ビジネス:2,700円/月

エンタープライズ:要問合せ

Backlog

タスク管理はもちろんのこと、カンバンボードという課題共有機能が特徴的です。

Git連携は、システム開発会社にとって非常に便利な機能です。

 

フリーミアムなし

スターター:2,400円/月:30アカウントまで

スタンダード:11,800円/月:無制限

このほか、月額料金でアカウント数の心配なく利用できます

Jooto

一連のタスク管理が可能です。

通知機能やデータ保存など一連の機能がついています。拡張性には多少不安が残るかもしれません。

1アカウントあたり

フリーミアムあり

スタンダード:500円/月

エンタープライズ:1,300円/月

 

 

 


4.まとめ

 テレワークは、非常に難しいと思われがちですが、実は、現状のオペレーションにたくさんの課題があることを露呈させてしまいます。これらの課題を会社に集まることで、自動修復していたのがこれまでの会社組織だったといえるのではないでしょうか。

 これらの課題を解決して、前進する会社にするのか、そのまま放置するのか、適切な経営判断が必要になります。

 


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