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HubSpot Hacks  #5 ドキュメント機能を利用した規定文書の配布

Posted by tanabe on 2019/01/23 10:00:00

 HubSpot CRMは無料で利用できるので、多くのお客様に導入していただいています。顧客管理のためのシステムですが、装備されている機能には便利なものがたくさんあります。そこで、弊社でも利用している便利機能をHubSpot Hacksとしてご紹介いたしますので、是非とも利用してみてください。

HubSpot Hacks

あなたのHubSpotの使い方を募集します

 

目  次

1.意外に難しい規定文書の管理と配布

2.ドキュメント機能について

3.ドキュメント機能の利用方法

4.正確な規定文書の配布と業務改善

.おわりに

 


1.意外に難しい規定文書の管理と配布

 マーケティングや営業、技術開発といった職種の方は、規定文書に対して強いアレルギーがある場合が多いのではないでしょうか。出張申請、残業指示といった内部マネジメント用の規定文書や申請書は、社内向けということで多少目をつぶっても良いかもしれませんが、社外との規定文書となるとそういう訳にはいきません。

 レスポンスの良い対応が求めらる見積書、守秘義務契約書などがその一例に挙げられます。見積書では、単価が見直しになっているにも関わらず、古い単価で提出してしまった。守秘義務契約書では、内容が変わっているのに、古いもので契約してしまった。間違いに気づいてお客様に頭を下げるのも、不可思議ですし、気づかずに進んでしまい、トラブル発生時に気づくのでは大きな問題になってしまいます。

 このようなことを防ぐためには、データの変更やコピーできない場所に格納し、ファイルを添付するという行為を行わないことが重要です。HubSpotには、ドキュメントという機能があり、GoogleDriveやDropBoxのように利用できる機能がありますので、その機能をご紹介しましょう。


2.ドキュメント機能について

 ドキュメント機能は、Sales Hubで自由に利用できる機能になります。下記のように、新しいドキュメントをアップロードするというボタンからファイルをアップロードします。GoogleDriveやDropBoxと連携して、それらのクラウド上から直接、HubSpotのドキュメントフォルダにデータをアップロードすることもできます。

 また、新規フォルダを作成すれば、フォルダ分けして管理することもできます。このアップロードしたドキュメントのURLやリンクをメールで送ったり、ランディングページを作ったりしてお客様に配布することができます。

 ドキュメントの機能自体は、ファイルを保存する機能ですが、このドキュメントにはもう1つの隠れた機能があります。

 それは、トラッキング機能です。HubSpotの優れた機能1つは、トラッキング機能です。

 ドキュメントのトラッキング機能とは、ドキュメントに誰がアクセスした人がアクセスしたかはもちろん、どのページを何秒見たかもトラッキングしています。規定文書のようなものではなく、商品カタログや価格表などをこのドキュメントにアップロードしておけば、トラッキングで得られた情報でお客様との商談をスマートに進められることでしょう。

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3.ドキュメント機能の利用方法

 HubSpotのドキュメント機能は、非常に便利な機能です。ドキュメント機能には、容量制限もありませんので、たくさんのファイルをアップロードしても、利用料が必要になることはありません。

 ドキュメントにアップしたファイルをEメールでお客様に送付する場合、Eメールにドキュメントというタグがありますので、ここをクリックしてファイルを選択すると、下記のようにファイル名がメール本文に表示されます。このメールはHTMLですので、HTMLのタグで書かれており、<a href ...  ...>ファイル名</a>というなっています。

 お客様は、このリンクからファイルに直接アクセスすることができます。 

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リンクを開くと、下記のような画面からファイルを見ることができますし、右上のダウンロードボタンからダウンロードしていただくこともできます。

スクリーンショット 2019-01-20 23.04.50

 会社によっては、添付ファイルをzip圧縮してパスワードをかけてと手間がかかる場合もありますし、大容量ファイルサーバを契約している場合もあります。このドキュメント機能を使えば、そのような契約も必要ありませんし、セキュリティもしっかりと確保できます。


4.正確な規定文書の配布と業務改善

 規定文書を正確に管理し、確実に配布し、お客様と交換することは、企業として当然のことかもしれませんが、管理する部署がなければ非常に難しいことです。また、中小零細企業やスタートアップ企業では、それを従業員に徹底することも非常に難しいかもしれません。

 また、このような文書管理に時間を使うことは、従業員にとってストレスがかかることですから、ゆえに、手間がかからないツールを用いる必要があります。そして、間違った文書がやりとりされるような可能性がある業務プロセスは、直ちに見直す必要があります。


5.おわりに

 企業活動において、どのような文書を作成し、残していくかは、企業文化を形成していく上で重要な活動であり、文書主義と言われるものです。日本では、遡ること1300年余り701年に制定された「大宝律令」で文書主義が導入されたと言われています。文書主義を徹底していくことは重要なこととして、その前に、常に最新の文書が管理され、いつでも誰でも間違うことなく利用できる環境づくりは、業務プロセス改善の一里塚と言えるのではないでしょうか。

 様々な文書管理システムがありますので、どのシステムを利用するかは、各企業の業務プロセスや重視することによりますが、HubSpotは最新の文書をお客様に送付するという部分では有効なツールであるとは間違いありません。

 HubSpot Sales Hubで提供されるこの機能は、トラッキング機能が付されているので、お客様が文書にアクセスしたことを確認することができます。この機能を利用すれば、デジタルカタログを配布し、お客様が興味があるコンテンツを把握することができ、スマートな交渉に結びつけることができます。うまく利用すれば、成約率をあげることもできるでしょう。


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