HubSpot CRMは無料で利用できるので、多くのお客様に導入していただいています。顧客管理のためのシステムですが、装備されている機能には便利なものがたくさんあります。そこで、弊社でも利用している便利機能をHubSpot Hacksとしてご紹介いたしますので、是非とも利用してみてください。

１．解決しない報連相の問題

　報連相問題は、長く解決できていない組織マネジメントの問題になっています。ひとには、それぞれ個性があり、コミュニケーション上手な人がいれば、コミュニケーション下手な人もいます。報連相問題をコミュケーションの問題として扱って解決できるのでしょうか。新しく社員が入ってくると、新卒採用であろうが、中途採用であろうが、この問題は発生してしまいます。教育や習慣化で時間をかけるのではなく、もっと早く確実に解決する方法はないのでしょうか。

　社内の報連相がうまくいかないことでお客様にご迷惑をかけることが一番起こってはいけないことですので、それをHubSpotで防止することを考えてみました。

２．タスク機能について

　HubSpotには、タスク機能が装備されています。このタスク機能ついて説明します。

　タスク機能は、各コンタクトに表示され、下のような画面です。

　　・タスクを入力：タイトルを入力します

　　・コメント：タスクの内容を入力します

　　・期日：タスクを終わらせる期日を決めます

　　・タイプ：ToDo、Eメール、コール（電話）のうち、いずれかを選択します

　　・割り当て先：チームのうち誰に担当させるのかを選択します

　　・Eメールのリマインダー：リマインドメールを送信する時刻を選択します

　　・キュー：キューを設定しておくと、タスクの種類で分類できるようになります

 　タスクに、内容を記載し、期日を決め、リマインダーを設定すれば、実施漏れを無くすることに繋がります。

３．タスクの様々な利用場面

　では、このタスクをどのような場面で利用すれば良いでしょうか。報連相が特に必要な場面をいくつか想定してみたいと思います。

ケース１：電話の引き継ぎ

　スタッフの不在時に受けた電話をどのように対応していますか。お客様から電話があったことを付箋に書いて、そのスタッフのデスクに貼ったり、グループウェアの伝言機能を使ってたりしてますか。

　もし、お客様の満足度を高めるのであれば、その対応で満足していただくことができるでしょうか。もし、あなたが、電話したお客様の側だったら、どのような対応を望みますか。

　私なら、今、電話に出たスタッフで対応できるのであれば、今、その場で対応することを第一に望みます。続いて、どうしてもそのスタッフ出なければならないのなら、第二にいつ連絡できるのかはっきりとすることを望みます。そして、それができないのであれば、電話を待つことにします。

　もし、電話を待っても電話が来なかったら・・・もし、あなたからの伝言をそのスタッフが見なかったら、もしくは、後回しにしたら、伝言したあなたには責任がないのでしょうか。

　そんな不安や不愉快なことが起きないように、タスク機能を使いましょう。リマインダーを設定し、期日までに電話されたかどうか確認しましょう。

ケース２：不在時の連絡

　次は、あなたが不在にする時の連絡です。「働き方改革」によって有給休暇の取得日数が義務化され、１年間の出勤日数は、２２０日前後になると予測されます。仮に、２０日間の有給休暇を全て１日づつ使おうとしたら、２週間に１度は有給休暇を使わなければなりません。つまり、あなたがオフィスを不在にする時間が非常に多くなるのです。あなたが連絡したい相手とあなたがすれ違うことも多分にあり得る状況になってきます。

　タスク機能を使えば、連絡したい相手にタイミングよく連絡することができます。HubSpotはクラウドサービスなので、必要があれば、会社にいなくても、あなたの連絡が相手に伝わったかどうかを確認することができます。

ケース３：資料の受け渡し

  　一般的な伝言ツールは、テキストだけのやりとりですが、HubSpotではファイルを添付することができます。ファイルサーバーに置いてリンクを貼るなどで対応する場合もあるでしょうが、ファイルをそのまま見れた方が効率的であることに間違いありません。

　皆さんに驚かれますが、HubSpotには容量制限がありませんので、いくらでもファイルをアップしておけます。もし、HubSpotを解約するときでも、データ全てバックアップすることができます。

　ファイルの受け渡しも、その人に見せたい時にリマインダーを設定しておけば、渡しそびれることもありませんし、渡される方もタイミングよく受け取ることができます。　

４．報連相をタスクで解決

　報連相問題は、恐らく脳に忘れる機能があるうちは、永遠になくならないでしょう。そして、それがコミュニケーションという素晴らしい人間関係をもたらしてくれることもあるでしょう。

　HubSpotのタスク機能は、非常にシンプルな機能です。

　誰がいつまでに何をやるのか、それだけです。

　しかし、タスク機能は、グループウェアの伝言板やコメント機能よりももう少し厳しい管理が可能になっています。コミュニケーション上手な人も、コミュニケーション下手な人も、ちょっとしたツールの助けを借りることで、お客様のご迷惑をかけることが少なくなるようにしたいものです。

５．おわりに

　HubSpotのタスク機能は、HubSpotにたくさんある機能を保管するための機能です。

　例えば、見積の提出期限を忘れないよう管理したり、見込顧客がwebサイトを再訪問した際にインサイドセールスをかけるタスクを作成したりします。タスク機能をメイン機能として使う訳ではありませんが、それでも、一般的なグループウェアではできない、顧客リストを紐づいたタスクの管理ができることは非常に便利です。

　お客様の満足度向上を目標に掲げる企業は多くありますが、実際には顧客情報が管理されていないので、顧客を満足させることができません。不特定多数が訪れる幹線道路沿いのコンビニエンスストアより、住宅街にある昔ながらの商店の方が圧倒的に満足度が高いのです。

　あなたなら、どちらのお店を使いたいですか。両方の特徴を備えたお店を利用したいはず。そのためには、顧客情報を基にしたサービスの確立が重要です。まずは、HubSpotの無料CRMを使って顧客情報の管理から始めませんか。

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