HubSpot CRMは無料で利用できるので、多くのお客様に導入していただいています。顧客管理のためのシステムですが、装備されている機能には便利なものがたくさんあります。そこで、弊社でも利用している便利機能をHubSpot Hacksとしてご紹介いたしますので、是非とも利用してみてください。

１．どのくらいの時間を書類探しに費やすのか

　数ヶ月前のあの見積もりはどこだろう？または、前にもらった資料と今日の資料はちょっと違うみたいだけど前の資料も見せてもらえる？

　あなたは、何分で書類を見つけられますか？

　コクヨの調査によれば、書類を探す時間は約２０分、１年で８０時間＝１０日となります。

　１日の約４％を書類探しに費やしているわけですが、この時間を多いと見るか、少ないと見るか。前のブログ「【必読】「働き方改革」ポイントとＩＴ活用で”１秒を削り出せ！”」にも書いたように、中小企業でも、１日の就業時間８時間であったり、超過勤務時間・残業時間であったりの管理義務が強く課せられるようになります。例えば、これまで、なあなあだった着替えの時間や朝礼の時間も、就業時間として扱わなければなりません。

出典：コクヨ（２０１７）　

２．書類管理のルールを作成しよう

　書類管理のルールは、ありますか？

　工場では、KAIZENや３Kなど、色々なルールが作られ、作業の効率化が図られてきました。

　では、営業や事務の現場ではどうでしょうか。仕事として工場で製品を作るのと同じように、事務書類も仕事として作られる割には粗末な扱いがされている場合が多いです。

　その原因は、ルールが明確になっていないためでしょう。マーケティングや営業の現場ではどのような書類があるでしょうか。

　①名刺

　②見積書・契約書・請求書

　③コンプライアンス関連書類

　④提案資料

　⑤他社・業界等の収集資料

　⑥作成途中のドラフト・下書き資料

　⑦どこから来たのか、何かわからない資料

　クリアデスクポリシー（離席時には机上に何も置かない）を徹底している会社は、既にルール化されているかもしれません。書類のルール化の第一歩は、クリアデスクポリシーの導入です。

　①名刺・・・データ化してCRMで管理しましょう→顧客情報ですので、これをしっかり作りましょう

　②見積書・契約書・請求書・・・これもスキャニングしてデータ化しましょう（※できれば顧客ごとに）

　③コンプライアンス関連書類・・・これもスキャニングしてデータ化しましょう（※できれば顧客ごとに）

　④提案資料・・・これもスキャニングしてデータ化しましょう（※できれば顧客ごとに）

　⑤他社・業界等の収集資料・・・これもスキャニングしてデータ化しましょう（ファイルサーバに置きましょう）

　⑥作成途中のドラフト・下書き資料・・・デスクトップには置かない（ファイルサーバに置きましょう）

　⑦どこから来たのか、何かわからない資料・・・リサイクルに出しましょう

　※のついた顧客ごとに分けて管理すべき書類は、CRMと連動して管理しておくと便利です。

　では、その方法を次項でお教えしましょう。

３．HubSpotのコメント・添付ファイル機能について

　HubSpotには、顧客情報をコンタクトと呼びます。コンタクトでは、メールやタスクなど様々な顧客情報を管理できますが、その一つの機能にコメント機能があります。

　コメントと呼ばれる機能は、非常にカジュアルな機能です。いわゆるメモ帳です。

　ここには、何でも気になったことを書き残しておくことができます。お客様との何気ない会話の中で気になったこと、絶対に言ってはいけないNGワードもいいかもしれません。

　今回は、このコメント機能に、ファイルを添付して書類を管理する方法です。右下の📎マークからファイルをアップロードするだけで、ここに添付されます。コメントに資料名や日付をメモしておけば、後からフリーワードで検索できます。

４．書類探しの手間をなくす

　書類を探す時間、道具を探す時間、このような探す時間は、生産性のない無駄な時間です。

　この「探す」時間をいかに短くできるかは、生産性向上のために必要です。

　例えば、携帯電話で、文章を書くときの「予測変換」は、はじめの２、３文字だけでも予測した文字を表示してくれます。これによって、変換したい単語を探す時間を大幅に短縮できるようになりました。

　コメント機能のようなカジュアルな機能は、データベースの中では非常に珍しい機能です。

　きちんとしたデータは、ファイルサーバなどで管理する必要がありますが、データを探すことを念頭にすると、このようなカジュアルな管理の方が使いやすいでしょう。 

５．おわりに

　HubSpotは、他のマーケティング機能や営業支援機能を持ったシステムよりも単純でカスタマイズができないというデメリットがあります。しかし、カスタマイズのような開発が必要な場合には、開発、マニュアル化、教育、評価、メンテナンスと非常に多くの手間をかけていかなければなりません。

　HubSpotは、中にある十分以上の機能をフル活用することで、あなたのビジネスを最大限に引き出すことができます。

　書類を探す時間は、１日に２０分、１年で８０時間、約１０日です。

　この１０日を半分にできれば、働き方改革関連法案で義務づけられた、「有給休暇５日間」も十分に取得できそうです。

　２０１９年４月からは、生産性の高い仕事の仕方を取り入れていきましょう。

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